Kostenträgerorganisation
Ziele
Der Kostenträger dient als Sammelbegriff für alle Detailaufträge eines Maschinenlebenslaufes sowie für interne Kosten- und Investitionsaufträge.
Je Kostenträger und seinen Gruppenschlüsseln sollen Kostenübersichten erstellt werden, die neben dem Projektcontrolling auch der Stundensatzermittlung im Projektbereich dienen. Alle produktiven und unproduktiven Stunden werden Kostenträgern zugeordnet und im ERP-System verwaltet.
Vertriebliche Kostenträger werden vom Programm BU angelegt und automatisch auf nachfolgende Montageaufträge, Fertigungsaufträge und verknüpfte Einkaufsbestellungen vererbt.
Die Kostenträgernummer wird spätestens zum Auftragseingang vergeben. Benötigt der Vertrieb schon während der Angebotsphase technische Unterstützung, muss zu diesem Zeitpunkt ein Kostenträger angelegt werden.
Interne Kostenträger werden vom Controlling angelegt und verwaltet.
Besonderheiten
Kostenträgerverwaltung
Kostenträger werden als Kostenträgerstämme syslog.ERP verwaltet. Im Bereich der Kundenvorgangsverwaltung können nur gültige (im Kostenträgerstamm vorhandene) Kostenträger verwendet werden.
Kostenträgernummer
Die Kostenträgernummer besteht aus zwei Segmenten
- Projektname: Im Falle von Kundenprojekten wird hier ein 5-stelliger Kundenkurzname verwendet. Interne Projekte erhalten einen 5-stelligen Projektkurznamen.
- Laufende Projektnummer: 4-stellige Zählnummer
Kostensammler
Für jede Abteilung wird ein Kostensammler eingerichtet, auf den alle Stunden gebucht werden, die nicht eindeutig einem anderen Projekt zugeordnet werden können.
Beispiel Kostenträgerverwaltung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Kostenträger | Siehe Beschreibung Kostenträgernummer |
| Sachbearbeiter | Projektverantwortliche/r Kaufmann/Kauffrau |
| Techn. Sachbearbeiter | Projektverantwortliche/r Techniker/Technikerin |
| Gültig ab / bis Datum | Projektgültigkeitsbereich Vor und nach Gültigkeitsdatum ist keine Kostenmeldung (Stunden, Material, etc.) möglich |
| Kostenstelle | Leistende Kostenstelle |
| Kostenart | Nummer für die Kostenart |
| Kategorie | Der Ident der Kategorie |
| Abrechnungsart | Ident der Abrechnungsart. |
| Kz. aktivierungspflichtig | Selektionskriterium zur Analyse der aktivierungspflichtigen Leistungen für die Bilanz. |
| Kz. Kostensperre | Bei aktivierter Kostensperre ist keine Kostenbuchung möglich |
Abrechnungsstand | Ident des Abrechnungsstands. |
| Text | Projektbeschreibung |
Statistische Kostenarten
Statistische Kostenarten dienen zur übersichtlichen Darstellung der geleisteten Stunden auf dem Produktivitätsnachweis. Jede Kostenart ist mit einer Kennung "produktiv / unproduktiv" versehen. DIe Kostenarten werden individuell im Dialog KT10/KT11 gepflegt.
Kostenträgergruppen
Kostenträgergruppen dienen zur statistischen Zusammenfassung von Einzelprojekten. Die Gruppen werden individuell im Dialog PP99 → ktatab gepflegt.
Beispiele für Kostenträgergruppen:
| Gruppe | Bezeichnung | Kurzbez. |
|---|---|---|
| AM | Angebot Maschinen | AN-VT |
| EP | Entwicklungsprojekte | Entw.-Pr. |
| I | Internauftrag | IA |
| IV | Invest-Projekte | Invest |
| KM | Kundenmaschinen | KD-Pr. |
| KS | Kostensammler | Sammler |
| ME | Messe | Messe-Pr. |
Sachkonten interne Leistungen
Jede Leistung wird automatisch einer Sachkontierung zugeführt (siehe Aufgaben). Diese Sachkonten sind die Verdichtungskriterien der Stunden innerhalb der Projektanalyse, sowie die Zielkonten einer später zu realisierenden Kostenrechnungsschnittstelle.
Sachkontentabelle
Sachkonten werden individuell im Dialog SKT10/SKT11 gepflegt
| Konto-Nr. | Bezeichnung |
|---|---|
| Produktive Leistungen | |
| Montage / Fertigung | |
| Konstruktion | |
| andere Auftragszeiten | |
| Dienstleistungen für andere Geschäftsbereiche | |
| Unproduktive Leistungen | |
| Sonstige Leistungen unproduktiv |
Kostenfluss
Der Kostenzugang auf den Kostenträger erfolgt grundsätzlich über drei Wege:
- Materialentnahmen auf Kunden- und Fertigungsaufträge
- Rechnungseingänge auf Kostenträger
- Interne Stundenbuchungen / Kostennachträge (z.B. BDE, Aufgabenbuchungen, etc.)
Den Zeitpunkt des Kostenflusses bestimmt die Kontenart des dem Artikel zugewiesenen Bestands-/Aufwandskontos (Bilanz, G+V, Sonstige), sowie im Materialbewegungsfall die Kennung "Kosten an Auftrag" im Bewegungsartenschlüssel.
Intern erfolgt die Aufwands- und Erlöskontierung über die Artikelgruppen. Aus diesem Grund ist besonders auf die richtige Zuweisung der Artikelgruppe im Artikelstamm zu achten.
Kaufteile und eigene Lagerteile
Alle Kaufteile, sowie Eigenfertigungsteile (Ausnahme Pseudobaugruppen und fertige Maschinen) sind in den Artikelgruppen einem Bilanzkonto zugewiesen, was bewirkt, dass Warenentnahmen (z.B. Montagebereitstellung, Lieferschein, ungeplante Abgangsbuchung, etc.) zu Kostenzugängen in den betroffenen Aufträgen führen.
Wird im Entnahmefall kein Auftrag genannt, bucht das ERP-System die Kosten auf den im Mandantenstamm hinterlegten Gemeinkostenauftrag (im Regelfall sind dies Lagerergänzungen).
Fertige Maschinen und Pseudo-Lagerbaugruppen
Da fertige Maschinen und Pseudo-Lagerteile im normalen logistischen Warenfluss zwei Abgangsbewegungen innerhalb eines Auftragslebenslaufes aufweisen, müssen die Bestandskonten auf ein G+V-Konto zielen.
Maschinen und Pseudolagerteile müssen im Fertigungsauftrag fix mit einem Kundenauftrag (Kostenträger) verknüpft sein. Alle Materialentnahmen (Kontenart "Bilanz"), sowie alle Stundenmeldungen fließen im Fertigungsprozess automatisch auf den Kostenträger.
Wird die Maschine fertig gemeldet, erfolgt die Auslieferung durch einen Lieferschein. Diese Bewegungsart ist innerhalb der Bewegungsartenschlüssel auch mit der Kennung "Kosten an Auftrag" versehen, sodass bei einer Falschkontierung (Bilanz) zum zweiten Mal eine Kostenbuchung (Komplettwert der kalkulierten Maschine) an den Kostenträger ausgeführt würde.
Pseudolagerteile- und Baugruppen sind Teile, die aus logistischen Zwängen zu Lagerteilen erklärt werden, die tatsächlich jedoch ausschließlich für einen Maschinenauftrag , nie als anonymes Lagerlos gefertigt werden. Auch diese Fertigungsaufträge müssen manuell mit dem entsprechenden Kundenauftrag (Kostenträger) verknüpft werden, da die Materialentnahmen und Stundenmeldungen direkt auf den Kostenträger gebucht werden sollen. Im Falle einer Falschkontierung würden die Kosten der Koplettbaugruppe, nach der Fertigmeldung des Einzelauftrages und der Entnahme auf den Maschinenauftrag, doppelt auf den Kostenträger gebucht.
Fremde Dienstleistungen
Da fremde Dienstleistungen nie mittels Lagerbestandsführung verwaltet werden und somit auch nie eine Lagerabgangsmeldung erfolgen kann, müssen diese Leistungsartikelnummern immer auf ein G+V-Konto zielen.
Bestellungen (BV,etc.) müssen immer mit dem tatsächlichen Kundenauftrag (Kostenträger) verknüpft sein, damit zum Zeitpunkt des Rechnungseinganges automatisch eine Kostenzugangsbuchung an den Kostenträger erfogt. Rechnungen für externe Arbeitsgänge an Pseudolagerteilen werden aus diesem Grund auch direkt an den Kostenträger gebucht. Rechnungen für externe Arbeitsgänge an echten Lagerteilen werden nicht an den Kostenträger weitergereicht, da diese in die Kalkulation des Teiles eingehen und somit zum Zeitpunkt der Zugangsbuchung aktiviert werden.
Kostenarten fremde Dienstleistungen
Fremdleistungen werden üblicherweise wie Materialeinsatzkosten kontiert und kalkuliert (z.B. Kosten für externe Arbeitsgänge).
Aus Gesichtspunkten der Bilanzierung und des Controllings sind jedoch bestimmte Fremdleistungen nicht aktivierungsfähig bzw. im Kalkulationsschema nicht den Materialkosten, sondern den Sondereinzelkosten der Fertigung oder des Vertriebes zugewiesen. Dazu gehören bspw. Provisionsrechnungen.
Diese Leistungen werden über die gesonderte Kostenartenzuordnung innerhalb der hinter der Leistungsartikelnummer liegenden Artikelgruppe kontiert.
"Lagerteile" weisen auf die Kostenart 1 = "Material", "Frachten, Verpackung, Provisionen" auf die Kostenart 10 = "SEK Vertrieb", "fremde Dienstleistungen"(z.B. fremde Konstruktion) auf die Kostenart 9 = "SEK Montage/Konstruktion".
Schema Kostenfluss
Kalkulationswerte/Soll-/Istvergleiche
Je Maschinenkostenträger wird vom VT/Controlling auf Basis der Kostenarten 1 bis 10 (Material, Fertigungsstunden, Montage-/Inbetriebnahmestunden, Konstruktionsstunden, Vertriebs-SEK, etc.) ein Planwert (Prognosewert) im Kostenträger gepflegt.
Jede Kostenbuchung (Stunde, Materialentnahme, etc.) wird automatisch in die entsprechende Istwerte-Spalte verrechnet. Somit ist jederzeit je Kostenträger ein SOLL-/IST-Abgleich online möglich.
Aufgaben
Aufgaben sind vordefinierte Arbeitsfolgen, die die Erfassung und Verwaltung der geleisteten Stunden vereinfachen. Sie enthalten in den Aufgabenstämmen die zur statistischen Auswertung notwendigen Vorkontierungen. Aufgaben können individuell im Dialog AGS10/AGS11 gepflegt werden.
Personalstammdaten
Alle Mitarbeiter sind im Personalstamm PS10 definiert. Dort wird der interne Verrechnungssatz (Kostensatz) je Stunde, sowie ein Leistungsident (Artikel) für die automatische Vorbelegung (Defaultwert) bei der Stundenerfassung verwaltet.