Kostenträgerorganisation

Ziele

Der Kostenträger dient als Sammelbegriff für alle Detailaufträge eines Maschinenlebenslaufes sowie für interne Kosten- und Investitionsaufträge.

Je Kostenträger und seinen Gruppenschlüsseln sollen Kostenübersichten erstellt werden, die neben dem Projektcontrolling auch der Stundensatzermittlung im Projektbereich dienen. Alle produktiven und unproduktiven Stunden werden Kostenträgern zugeordnet und im ERP-System verwaltet.
Vertriebliche Kostenträger werden vom Programm BU angelegt und automatisch auf nachfolgende Montageaufträge, Fertigungsaufträge und verknüpfte Einkaufsbestellungen vererbt.

Die Kostenträgernummer wird spätestens zum Auftragseingang vergeben. Benötigt der Vertrieb schon während der Angebotsphase technische Unterstützung, muss zu diesem Zeitpunkt ein Kostenträger angelegt werden.

Interne Kostenträger werden vom Controlling angelegt und verwaltet.

Besonderheiten

Kostenträgerverwaltung

Kostenträger werden als Kostenträgerstämme syslog.ERP verwaltet.
Im Bereich der Kundenvorgangsverwaltung können nur gültige (im Kostenträgerstamm vorhandene) Kostenträger verwendet werden.

Kostenträgernummer

Die Kostenträgernummer besteht aus zwei Segmenten

• Projektname: Im Falle von Kundenprojekten wird hier ein 5-stelliger Kundenkurzname verwendet. Interne Projekte erhalten einen 5-stelligen Projektkurznamen.
• Laufende Projektnummer: 4-stellige Zählnummer

Kostensammler

Für jede Abteilung wird ein Kostensammler eingerichtet, auf den alle Stunden gebucht werden, die nicht eindeutig einem anderen Projekt zugeordnet werden können.

Beispiel Kostenträgerverwaltung

Statistische Kostenarten

Statistische Kostenarten dienen zur übersichtlichen Darstellung der geleisteten Stunden auf dem Produktivitätsnachweis.
Jede Kostenart ist mit einer Kennung "produktiv / unproduktiv" versehen.

Kostenträgergruppen

Kostenträgergruppen dienen zur statistischen Zusammenfassung von Einzelprojekten.

Kostenträger der Gruppe AM (Angebotsaufwendungen Maschinen) werden mit dem uftragseingang umgestellt auf KM (Kundenmaschinen). Dadurch lassen sich reine Akquisekosten von Auftragsvorkosten statistisch unterscheiden.

Sachkonten interne Leistungen

Jede Leistung wird automatisch einer Sachkontierung zugeführt (siehe Aufgaben). Diese Sachkonten sind die Verdichtungskriterien der Stunden innerhalb der Projektanalyse, sowie die Zielkonten einer später zu realisierenden Kostenrechnungsschnittstelle.

Sachkontentabelle

Kostenfluss

Der Kostenzugang auf den Kostenträger erfolgt grundsätzlich über drei Wege:

• Materialentnahmen auf Kunden- und Fertigungsaufträge
• Rechnungseingänge auf Kostenträger
• Interne Stundenbuchungen / Kostennachträge (z.B. BDE, Aufgabenbuchungen, etc.)

Den Zeitpunkt des Kostenflusses bestimmt die Kontenart des dem Artikel zugewiesenen Bestands-/Aufwandskontos (Bilanz, G+V, Sonstige), sowie im Materialbewegungsfall die Kennung "Kosten an Auftrag" im Bewegungsartenschlüssel.

Intern erfolgt die Aufwands- und Erlöskontierung über die Artikelgruppen. Aus diesem Grund ist besonders auf die richtige Zuweisung der Artikelgruppe im Artikelstamm zu achten.

Kaufteile und eigene Lagerteile

Alle Kaufteile, sowie Eigenfertigungsteile (Ausnahme Pseudobaugruppen und fertige Maschinen) sind in den Artikelgruppen einem Bilanzkonto zugewiesen, was bewirkt, dass Warenentnahmen (z.B. Montagebereitstellung, Lieferschein, ungeplante Abgangsbuchung, etc.) zu Kostenzugängen in den betroffenen Aufträgen führen.
Wird im Entnahmefall kein Auftrag genannt, bucht das ERP-System die Kosten auf den im Mandantenstamm hinterlegten Gemeinkostenauftrag (im Regelfall sind dies Lagerergänzungen).

Fertige Maschinen und Pseudo-Lagerbaugruppen

Da fertige Maschinen und Pseudo-Lagerteile im normalen logistischen Warenfluss zwei Abgangsbewegungen innerhalb eines Auftragslebenslaufes aufweisen, müssen die Bestandskonten auf ein G+V-Konto zielen.

Maschinen und Pseudolagerteile müssen im Fertigungsauftrag fix mit einem Kundenauftrag (Kostenträger) verknüpft sein. Alle Materialentnahmen (Kontenart "Bilanz"), sowie alle Stundenmeldungen fließen im Fertigungsprozess automatisch auf den Kostenträger.

Wird die Maschine fertig gemeldet, erfolgt die Auslieferung durch einen Lieferschein. Diese Bewegungsart ist innerhalb der Bewegungsartenschlüssel auch mit der Kennung "Kosten an Auftrag" versehen, sodass bei einer Falschkontierung (Bilanz) zum zweiten Mal eine Kostenbuchung (Komplettwert der kalkulierten Maschine) an den Kostenträger ausgeführt würde.

Pseudolagerteile- und Baugruppen sind Teile, die aus logistischen Zwängen zu Lagerteilen erklärt werden, die tatsächlich jedoch ausschließlich für einen Maschinenauftrag , nie als anonymes Lagerlos gefertigt werden.
Auch diese Fertigungsaufträge müssen manuell mit dem entsprechenden Kundenauftrag (Kostenträger) verknüpft werden, da die Materialentnahmen und Stundenmeldungen direkt auf den Kostenträger gebucht werden sollen.
Im Falle einer Falschkontierung würden die Kosten der Koplettbaugruppe, nach der Fertigmeldung des Einzelauftrages und der Entnahme auf den Maschinenauftrag, doppelt auf den Kostenträger gebucht.

Fremde Dienstleistungen

Da fremde Dienstleistungen nie mittels Lagerbestandsführung verwaltet werden und somit auch nie eine Lagerabgangsmeldung erfolgen kann, müssen diese Leistungsartikelnummern immer auf ein G+V-Konto zielen.

Bestellungen (BV,etc.) müssen immer mit dem tatsächlichen Kundenauftrag (Kostenträger) verknüpft sein, damit zum Zeitpunkt des Rechnungseinganges automatisch eine Kostenzugangsbuchung an den Kostenträger erfogt. Rechnungen für externe Arbeitsgänge an Pseudolagerteilen werden aus diesem Grund auch direkt an den Kostenträger gebucht. Rechnungen für externe Arbeitsgänge an echten Lagerteilen werden nicht an den Kostenträger weitergereicht, da diese in die Kalkulation des Teiles eingehen und somit zum Zeitpunkt der Zugangsbuchung aktiviert werden.

Kostenarten fremde Dienstleistungen

Fremdleistungen werden üblicherweise wie Materialeinsatzkosten kontiert und kalkuliert (z.B. Kosten für externe Arbeitsgänge).
Aus Gesichtspunkten der Bilanzierung und des Controllings sind jedoch bestimmte Fremdleistungen nicht aktivierungsfähig bzw. im Kalkulationsschema nicht den Materialkosten, sondern den Sondereinzelkosten der Fertigung oder des Vertriebes zugewiesen. Dazu gehören bspw. Provisionsrechnungen.
Diese Leistungen werden über die gesonderte Kostenartenzuordnung innerhalb der hinter der Leistungsartikelnummer liegenden Artikelgruppe kontiert.

"Lagerteile" weisen auf die Kostenart 1 = "Material", "Frachten, Verpackung, Provisionen" auf die Kostenart 10 = "SEK Vertrieb", "fremde Dienstleistungen"(z.B. fremde Konstruktion) auf die Kostenart 9 = "SEK Montage/Konstruktion".

Schema Kostenfluss

Datei:Kostentraegerorganisation2.jpg

Kalkulationswerte/Soll-/Istvergleiche

Je Maschinenkostenträger wird vom VT/Controlling auf Basis der Kostenarten 1 bis 10 (Material, Fertigungsstunden, Montage-/Inbetriebnahmestunden, Konstruktionsstunden, Vertriebs-SEK, etc.) ein Planwert (Prognosewert) im Kostenträger gepflegt.
Jede Kostenbuchung (Stunde, Materialentnahme, etc.) wird automatisch in die entsprechende Istwerte-Spalte verrechnet. Somit ist jederzeit je Kostenträger ein SOLL-/IST-Abgleich online möglich.

Aufgaben

Aufgaben sind vordefinierte Arbeitsfolgen, die die Erfassung und Verwaltung der geleisteten Stunden vereinfachen.
Sie enthalten in den Aufgabenstämmen die zur statistischen Auswertung notwendigen Vorkontierungen.

Personalstammdaten

Datei:Kostentraegerorganisation3.gif

Alle Mitarbeiter sind im Personalstamm PS10 definiert.
Dort wird der interne Verrechnungssatz (Kostensatz) je Stunde, sowie ein Leistungsident (Artikel) für die automatische Vorbelegung (Defaultwert) bei der Stundenerfassung verwaltet.