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In syslog.ERP ist es aus den Dialogen AD11 Adressen und AD13 Ansprechpartner möglich, ein Word-Dokument mit Übergabe der Feldwerte zu erstellen  Dazu ist es erforderlich, eine Word-Vorlage zu erstellen, die Feldvariablen bzw. Docvariablen enthält.

Word-Vorlage erstellen

Neue Vorlage

  1. Um eine neue Word-Dokumentvorlage zu erstellen, klicken Sie in Word im Menü Datei auf Neu. Klicken Sie auf eine Dokumentvorlage, die der zu erstellenden weitestgehend entspricht (im allgemeinen auf Leeres Dokument).
  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter....
  3. Klicken Sie im Feld Dateityp auf Wordvorlage .dot
  4. Als Speicherort ist standardmäßig der Ordner benutzerdefinierte Office-Vorlagen ausgewählt. Um die Dokumentvorlage so zu speichern, dass sie in einer anderen als der Registerkarte Allgemein angezeigt wird, wechseln Sie zum entsprechenden Unterordner des Ordners Vorlagen.
  5. Geben Sie im Feld Dateiname den Namen der neuen Dokumentvorlage ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
  6. Fügen Sie in der neuen Dokumentvorlage den Text und die Grafiken ein, die in allen auf dieser Dokumentvorlage basierenden neuen Dokumenten enthalten sein sollen.

Einfügen von Feldern

  1. Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an die das Feld eingefügt werden sollen.
  2. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Schnellbausteine/Feld....
  3. Klicken Sie in der Liste Kategorien auf Dokumentautomation und dann in der Liste Feldnamen auf Docvariable.
  4. Geben Sie im Eingabefeld nach Docvariable, gefolgt von einem Leerzeichen den Feldnamen (z.B. adrtab_name1) ein.
  5. Klicken Sie die Schaltfläche OK.
  6. Nun können Sie das Feld beliebig platzieren und formatieren.

Anmerkungen

Um Daten in einer Feldfunktion zu bearbeiten, bzw. Felder zu platzieren und formatieren, blenden Sie zuerst die Feldfunktionen ein (klicken Sie dazu im Menü Datei auf Optionen.... Im Reiter Erweitert setzen Sie den Haken bei Feldfunktionen.


Der Feldbezeichner einer Docvariablen setzt sich aus Tabellenname, gefolgt von "_" und dem Feldnamen (z.B. adrtab_name1 oder asptab_anspr) zusammen. Der entsprechende Feldname einer Tabelle kann im Dialog AD11 bzw. AD13 durch Anwahl des Eingabefeldes und Drücken der Tastenkombination Alt + F1 angezeigt werden.

Vorlagen-Pfad der Wordvorlagen anpassen

Normalerweise werden Word-Vorlagen im jeweiligen Anwenderprofil lokal gespeichert. Unter umständen ist es notwendig Word-Vorlagen einer Arbeitsgruppe zur Verfügung zu stellen. Dazu müssen die Word-Vorlagen in einem freigegebenen Verzeichnis abgelegt werden. Damit MS-Word diese Vorlagen bei Klick im Menü Datei Neu... zur Verfügung stellt, muss vorher der Speicherort für Vorlagen geändert bzw. erweitert werden. Dazu gehen Sie wie volgt vor:

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Optionen... und wählen Sie den Reiter Erweitert.
  2. Scrollen Sie nach unten und klicken die Schaltfläche Dateispeicherorte.
  3. Im Dialog Dateispeicherorte wählen Sie Arbeitsgruppenvorlagen und klicken die Schaltfläche Ändern.
  4. Wählen Sie den Pfad ihres Dokumenten-Vorlagenverzeichnisses aus.



  5. Klicken Sie die Schaltfläche OK.
  6. Führen Sie diese Schritte ggf. bei anderen Arbeitsstationen aus.

Feldeübergabe nach Word

Für die Tabelle adrtab (Adressen) stehen alle Felder zur Verfügung (hier ein Auszug):

finr      name2     fax       anschreib  ktofrmd   status    tour
konto     name3     modem     mobiltel   plzp      blandsl   bahnst
unr       strasse   anspr     email      ortsteil  anspraner  iexsl
gueltab   plz       ztxt1     bearbst    wempfkto  ustidnr   pfachort
adrart    ort       ztxt2     stschlk    wempfunr  textnr    landbez
name1     land      postfach  ortkl      ztxt3     sprsl     text60
anrede    telefon   bbnnr     homepage   ztxt4     kbez10    sbaen

Für die Tablle asptab (Ansprechpartner) stehen alle Felder zur Verfügung (hier ein Auszug):

finr      anspr       email      bfanrede
konto     telefon     mobiltel   adrabt
unr       fax         vname      sbaen
ansprart  datum       titel
anspranr  ansprlfdnr  bkanrede


Wordvorlage mit syslog.ERP verwenden

Vorlagen in syslog.ERP definieren

Über den Dialog DVL10 kann eine Word-Vorlage (*.dot-Datei) dem PPS-System bekannt gemacht werden.

  1. Klicken Sie im Dialog DVL10 die Schaltfläche Neuanlegen.
  2. Wählen Sie den Vorlagen-Typ MS-Word aus.
  3. Geben Sie im Feld Bezeichnung einen Namen für die Dokumentenvorlage ein.
  4. Geben Sie im Feld Dokument-Pfad den Pfad der Word-Vorlage ein.
  5. Klicken Sie die Schaltfläche OK.

Word-Dokument mit syslog.ERP erstellen

In den Dialogen AD11 und AD13 kann eine Word-Vorlage verwendet werden. Klicken Sie hierzu in der Toolbarleiste die Word-Schaltfläche [W].

Es erscheint ein Parameter-Dialog. Wählen Sie hier die gewünschte Word-Vorlage aus und klicken die Schaltfläche OK.

Anschließend wird MS-Word mit der gewählten Vorlage gestartet und die Docvariablen-Felder werden mit Werten gefüllt.

Anmerkungen

Wird die Word-Vorlage vom Dialog AD11 aufgerufen, werden auch nur Werte aus der Tabelle adrtab (Adressen) verwendet. Wird die Word-Vorlage aus dem Dialog AD13 aufgerufen, werden Werte aus der adrtab (Adressen) und zusätzlich auch Werte aus der asptab (Ansprechpartner) verwendet.

Besonderheiten bilden die Felder adrtab_anrede und asptab_anspranr. Hier wird bereits der sprechende Bezeichner übergeben (also: Firma, Herr, Frau etc. anstatt 0, 1 , 2 etc.).

Analog können Vorlagen auch mit OpenOffice erstellt werden.

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