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Wareneingang / Umbuchen / geplanter Zugang / Lieferscheinkontrolle / Rechnungseingang
Aufgrund der explodierenden Einkaufspositionen ergeben sich immer mehr Fehlbuchungen beim Wareneingang und beim Umbuchen an das echte Lager.Der Zustand wird sich mit dem Werk II noch verschärfen. Es ist dem Wareneingang oder dem Lageristen jedoch gar nicht möglich die Entscheidung für Teillieferungen oder vollständigen Lieferungen zu treffen. Das hat vielerlei Gründe und fängt mit dem schlechten Lieferschein des Lieferanten an und hört bei 5 Päckchen für eine Lieferung mit 4 Teillieferscheinen und einem Gesamtlieferschein auf. Somit ist die Lieferscheinkontrolle und Rechnungskontrolle nahezu nicht mehr möglich.
Folgende Unternehmensziele sollen erreicht werden:
- Zeitersparnis beim Wareneingang, den Lageristen sowie Fehlbuchungen auf ein Minimum reduzieren und somit Kostenersparnis.
- Wegfall der Lieferscheinkontrolle im Einkauf und somit Zeit und Kostenersparnis.
- Der Rechnungseingang muss den fehlenden Einkaufsaufträgen (da gelöscht oder durch Fehlbuchung verschwunden) nicht mehr unnötig und frustriert hinterher rennen und somit Zeit und Kostenersparnis
- Mitarbeiterzufriedenheit steigt, da niemand mehr die Schuld beim anderen sucht.
Einkaufsauftrag / Positionsstatus
Der Einkaufsstatus hat zukünftig nur noch drei Bedeutungen
- EK = Einkaufsposition ist erfasst
- ED = Einkaufsposition ist gedruckt
- EB = Einkaufsposition ist von Lieferanten bestätigt
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Status von Einkaufspositionen |
Problematik
Eine Einkaufsposition durchläuft eine Vielzahl von Bearbeitungs- und Dispositionsschritte die sowohl qualitativer und quantitativer Art sind.
Diese Schritte werde in Form von Bearbeitungsstatus und und der Dispo-Info zusammengefasst. Auf diese Weise kann man sich auch bei großen Einkaufsauftragsbeständen einen schnellen Überblick verschaffen.
Die Dispo-Info unterstützt das Lagerpersonal bei der Wareneingangsbuchung und bei der Verbuchung der Eingangsrechnung.
Bearbeitungsstatus der Position
In den Lieferantenvorgängen im Dialog EK10 in der Ansicht "Einkaufspositionen" bzw. EK11 sieht man zu den aktiven Einkaufspositionen den jeweiligen Bearbeitungsstatus der Position.
Es gibt folgende Status:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| EK | Einkaufsposition ist erfasst |
| EP | Protokoll ist gedruckt |
| ED | Einkaufsposition ist gedruckt |
| EB | Einkaufsposition ist vom Lieferanten bestätigt |
Dispo-Info EK19
In welchem Zustand sich eine Einkaufsposition befindet teilgeliefert / Gesamt geliefert oder teil berechnet / Gesamt berechnet ist zukünftig in einem Infobutton abrufbar.
Dieser Infobutton befindet sich im EK11 und RE11 und MA10 (änderbar), sowie in allen Buchungsdialogen (nicht änderbar).
Die jeweiligen Buchungsprogramme entscheiden ab sofort selbständigunterstützen bei der Entscheidung, ob es sich um eine Teil- oder Gesamtbuchung handelt. Lediglich bei Bei einer Überlieferung wird abgefragt erfolgt die Abfrage: „Überlieferung akzeptieren ja/nein. Bei "ja" geht die Position auf Gesamt geliefert. Bei nein springt das Programm in den Buchungsdialog zurück.
Der Disponent entscheidet ab sofort in der Einkaufsposition ob diese auf „Gesamt geliefert“ gesetzt wird.
Die Buchhaltung entscheidet dies beim Rechnungseingangden Lieferstatus "Gesamt", bei "nein" bleibt der Lieferstatus auf "Teil" stehen.
Der Lieferstatus kann in der aktiven Bestellung jederzeit geändert werden.
Beim Rechnungseingang wird der Berechnungsstatus analog entschieden.
Stehen beide Schalter (manuell oder automatisch) auf GESAMT, verschwindet die Einkaufsposition in das Einkaufsarchiv.