Stammdaten-Pflege für E-Rechnung

Nach der Einrichtung und Konfiguration der E-Rechnung Module (ZUGFeRD, XRechnung) muss sichergestellt werden, dass alle benötigten Stammdaten vorhanden sind.

Steuerung pro Kunde/Verband/Rechnungsempfänger

Es muss für jeden Kunde (oder Verband/Rechnungsempfänger) festgelegt werden, ob dieser ZUGFeRD oder XRechnung empfängt.

Diese Einstellung kann in den Kundenkonditionen (KD10) im Reiter "Formulare Anzahl/BSL" unter "E-Rechnung" vorgenommen werden:

• nein

• ja, ZUGFeRD 1 (Comfort)

• ja, ZUGFeRD 2.1.1 (EN16931)

• ja, ZUGFeRD 2.2 (EN16931) – unterstützt ab syslog.ERP 5.03.186/5.04.057/6.01.109

• ja, XRechnung 1.2 (EN16931)

• ja, XRechnung 2.0 (EN16931)

• ja, XRechnung 2.2 (EN16931) – gültig ab 1. August 2022, unterstützt ab syslog.ERP 5.03.137/5.04.008/6.01.057

• ja, XRechnung 2.3 (EN16931) – gültig ab 1. August 2023, unterstützt ab syslog.ERP 5.03.137/5.04.008/6.01.057 (implementierte Version 2.3.1)

• ja, XRechnung 3.0 (EN16931) – gültig ab 1. Februar 2024, unterstützt ab syslog.ERP 5.03.164/5.04.035/6.01.087 (implementierte Version 3.0.1)

Ist im Kundenvorgang ein Verbandskonto oder Rechnungsempfänger hinterlegt, wird die Einstellung stattdessen aus diesem ermittelt.

Wenn eine Rechnung/Gutschrift nun auf einem E-Mail-Drucker gedruckt wird, wird die PDF als ZUGFeRD-PDF erzeugt (oder eine XRechnung XML-Datei generiert).

Bankverbindungen

Über die Kunden-Konditionen (KD10) gelangt man zu den Bankverbindungen (KD15).

Wenn der Auftrag einen Bankeinzug erfordert, muss hier mindestens eine gültige Bank und IBAN für den Kunden angegeben werden.
Dies gilt auch für sonstige Rechnungsempfänger/Verbände.

Mandant

Auch die eigene Bankverbindung muss einmalig im Mandant (FI10) im Reiter "Bankverbindungen" hinterlegt werden.

Zusätzlich muss angegeben werden:

• Gläubiger-ID

• Umsatzsteuer-Identifikations-Nr. oder Steuer-Nr.

• Telefon-Nr.

• E-Mail-Adresse

Kontakt

Jeder Auftrag benötigt einen hinterlegten Sachbearbeiter.

Dieser Sachbearbeiter muss eine Telefon-Nr. und eine E-Mail-Adresse in dessen Personalstamm (PS10) gepflegt haben.
Sind diese nicht angegeben, werden diese Informationen aus dem Mandant gezogen.

Leitweg-ID bei öffentlichen Einrichtungen

Für den Versand von E-Rechnungen an öffentliche Einrichtungen muss die zugehörige "Leitweg-ID" angegeben werden.

• Die Leitweg-ID muss für XRechnung im Kundenvorgang (VE11) hinterlegt werden.

  • Der Wert wird aus den Kundenkonditionen (KD11) in Vorgängen vorbelegt.

Bestellnummer / Käufer-Referenz

Geht die E-Rechnung nicht an einen öffentlichen Auftraggeber, muss statt der Leitweg-ID eine Vorgangsnummer als Käufer-Referenz (Buyer Reference) angegeben werden.

• Muss im Kundenvorgang (VE11) im Feld "Vermerk" (auftab.bsttxt) hinterlegt werden.

Mengeneinheiten und Währungen

Damit der Export oder Import von E-Rechnungen funktioniert müssen in den Mengeneinheiten (ME10/ME11) und Währungen (WE10/WE11) die korrekten ISO Standard-Codes hinterlegt sein.

Code-Liste für Mengeneinheiten
Code-Liste für Währungen

Falsche oder fehlende Codes führen zu ungültigen XML-Dateien (bzw. Abbruch mit Fehler beim Erzeugen des ZUGFeRD PDFs mit PDF-Engine) beim Export und Fehler beim Import.

Hinweis: Bitte darauf achten, dass teilweise in den Mengeneinheiten bereits veraltete/ungültige Codes eingetragen sind. Als Code für die Mengeneinheit “Stück” ist entweder H87 (“piece”) oder C62 (“one”) zu verwenden. PCE ist kein gültiger Code für ZUGFeRD2/XRechnung! Und der Code STK bedeutet “stick, cigarette” und nicht “Stück” wie es manche scheinbar gerne hätten.

Zu-/Abschläge

Die Sonderartikel “ZF_Zuschlag” und “ZF_Abschlag” werden beim Import von E-Rechnungen in RE10/RE50 automatisch angelegt und für Zu-/Abschläge verwendet. Bei der Bearbeitung im RE50 müssen diese durch passende Sonderartikel ersetzt werden, bevor gespeichert werden kann.