Kostenerfassung
Allgemeines
In syslog.ERP können Kosten automatisch und manuell erfasst werden. Die erfassten Kosten werden zentral in einer Kostentabelle (kostab) gespeichert. Die Kosten können über Auswertungen beauskunftet werden.
Die manuelle Kostenerfassung erfolgt über die Dialoge:
Die automatische Kostenerfassung kann (in Abhängigkeit der Systemeinstellungen) über folgende Prozesse erfolgen:
- BDE - Buchungen
- Rechnungseingang
- Lagerbewegungen
Grundlagen
Damit eine sinnvolle Kostenanalyse möglich ist, müssen folgende Vorraussetzungen geschaffen werden:
Definition der Sachkontenart SK10
Über die Sachkontenart (Bilanz/GuV) wird der Zeitpunkt festgelegt wann ein Kostensatz geschrieben wird (lagerhaltige Teile müssen auf einem Sachkonto mit "Bilanz" stehen, Vorgangskaufteile auf einem Sachkonto mit "GuV").
Definition der Kostenstellen KS10
Die Kostenstelle beschreibt den Ort, an dem Kosten entstehen.
Definition der Kostenarten KT10
Die Kostenarten dienen der übersichtlichen Darstellung der geleisteten Stunden auf den Auswertungen. Jede Kostenart ist mit der Kennung "produktiv / unproduktiv" versehen. Außerdem wird der Kostenart ein "Berechnungskennzeichen" zugewiesen. Materialkosten werden mit der Kostenart die im Systemschalter WRKI_KOART_MAT hinterlegt ist kontiert!
Definition der Leistungsidente und internen Verrechnungssätze PS10
Leistungsidente sind Dienstleistungsartikel für die Stundenerfassung (z. B. "Arbeitszeit Meister") und werden wie die internen Verrechnungssätze (Kostensatz je Stunde) im Personalstamm hinterlegt.
Definition der Kostenträger KTR10
Der Kostenträger dient als Sammelbegriff für alle Detailaufträge (Kundenaufträge) sowie für interne Kosten- und Investitionsaufträge.
Definition der Aufgaben (Zuordnung zu Kostenträger) AGS10
Aufgaben sind vordefinierte Arbeitsfolgen ohne Vorgabezeit und ohne zeitlicher Befristung. Sie sollen die Erfassung und Verwaltung geleisteter Stunden vereinfachen. In den Aufgabenstämmen sind die notwendigen Vorkontierungen enthalten.
Pflege der Lagerbewegungsart
In den Lagerbewegungsarten wird über den Schalter "Kostensatz an Auftrag" definiert, bei welchem Buchungsschlüssel ein Kostensatz geschrieben werden soll. Sinnvolle Bewegungsarten sind "Abgang geplant" und "Entnahme Entnahmepapier".
Pflege der Auftragsarten
In den Auftragsarten wird festgelegt, bei welcher Auftragsart Kosten direkt erfasst werden können.
Vorkontierung der Kosten
Personalstamm PS11
Im Personalstamm wird die Kostenstelle, der Leistungsident und der interne Verrechnungssatz der Person hinterlegt
Aufgabenstamm AGS11
Im Aufgabenstamm können Kostenstelle, Kostenart, Sachkonto, Artikelnummer, Berechnungskennzeichen und Verrechnungsmodus fest hinterlegt werden. Diese Einstellungen übersteuern den Personalstamm! Im Aufgabenstamm kann eine Aufgabe direkt einer Planungseinheit zugewiesen werden (Feld Planungseinheit). Ist dies der Fall, so wird der interne Verrechnungssatz aus dem Personalstamm durch den Stundensatz der Maschine übersteuert. Über das Kennzeichen "innerbetriebliche Verrechnung" kann die Leistungsempfangende Kostenstelle mitangegeben werden.
Planungseinheit PL11
Hier kann die Kostenstelle und der Stundensatz der Maschine hinterlegt werden. Die Kostenstelle kann dabei im Arbeitsplan AP12 übersteuert werden (AP10 → Button "Arbeitsgänge").
Kontierung der Kostensätze in der Kostentabelle
In den Dialogen KO11 und KO21 (BDE-Buchungen) können Kosten manuell angelegt werden. Im Dialog KO11 werden auftragsbezogen Kosten erfasst. In diesen gelangt man über VE11 und den Dialogsprung KO11 im Menüpunkt "Position".
- Die Kostenstelle und Kostenart der Aufgabe (AGS11) kann im Dialog nicht übersteuert werden.
- Das Belegdatum darf bei der Kostenerfassung nie älter als das "Datum letzter Kostenzugang" im Mandantenstamm sein!
Berechtigungen für die Kostenübersicht KO20
Allgemeines
Über die Objektberechtigungen hinaus können für die Kostenübersicht und die Kostenanlage in KO20/KO21 Berechtigungen über die Abteilungsstruktur vergeben werden. Administratoren haben darüber hinaus besondere Berechtigungen. Es gibt insgesamt drei Berechtigungsstufen:
| Berechtigung | Funktion |
|---|---|
| Eigene | Nur die eigenen Kosten können in KO20 eingesehen und bearbeitet werden. |
| Abteilung | Die Kosten der Abteilung(en), bei der der Sachbearbeiter als Abteilungsleiter hinterlegt ist, können eingesehen und bearbeitet werden. |
| Alle | Alle Kosten können eingesehen und bearbeitet werden. (Administratoren) |
Berechtigungspflege
Das Kennzeichen "Administrator" kann im Personalstamm PS10 vergeben werden.
In ABT10 kann eine Abteilung definiert werden. Auch der Abteilungsleiter kann hier festgelegt werden. Pro Abteilung kann es nur einen Abteilungsleiter geben.
Im Dialog ABS10 werden Sachbearbeiter einer oder mehreren Abteilungen zugewiesen.
Die Berechtigungen des angemeldeten Sachbearbeiters sind in KO20 durch ein Label sichtbar.
Beispiel 1: Max Mustermann (mm) gehört zur Abteilung "FERT", ist aber kein Abteilungsleiter.
Beispiel 2: Franziska Fertigungsleiterin (ff) gehört zur Abteilung "FERT" und ist Abteilungsleiterin für diese Abteilung.
Beispiel 3: Berta Musterfrau (bm) gehört zur Abteilung "FERT", ist keine Abteilungsleiterin, aber im Personalstamm als Administrator gekennzeichnet.
