Allgemeines

Bei der Abwicklung von Aufträgen können Anzahlungen geleistet werden. Anzahlungsrechnungen werden im Auftrag mit den Teil- oder Gesamtrechnungen verrechnet.
Eine Anzahlung ist eine Vorauszahlung des Auftraggebers an seinen Lieferanten. Es handelt sich dabei um eine Form des Handelskredits und wird in der Bilanz als „Verbindlichkeit" ausgewiesen. Beim Empfang einer Anzahlung entsteht eine Umsatzsteuerschuld, die an das Finanzamt abgeführt werden muss (noch nicht bei Rechnungsstellung!), bei Zahlung einer Anzahlung kann die Vorsteuer abgezogen werden. Bei einer Schlussrechnung müssen bereits geleistete Anzahlungen aufgeführt werden, damit kein doppelter Abzug der Umsatzsteuerbeträge erfolgen kann. (vgl. Dautzenberg, N. u. a.: Anzahlung. Online in: Gabler Wirtschaftslexikon, Stand: 11.12.2017)

Anzahlungsrechnungen (AZR) können sowohl für einen gesamten Auftrag, als auch für einzelne Auftragspositionen gestellt werden, jeweils prozentual oder absolut. Weiterhin gibt es die Möglichkeit, Anzahlungsrechnungen für gesplittete Auftragspositionen zu stellen, dabei wird von vorne herein anders verfahren.

1. Fall 1:
   Für einen Auftrag können beliebig viele auftragsbezogene und positionsbezogene AZR gestellt werden, bis der Auftrags- bzw. Positionswert erreicht ist.
   
   
2. Fall 2:
   Sobald eine Auftragsposition gesplittet über Teilrechnungen abgerechnet werden soll, dürfen keine regulären Anzahlungen mehr erfasst werden. Stattdessen werden sogenannte stückbezogenene Anzahlungen SAZ (Stück-Anzahlungen) angelegt. Auf eine Auftragsposition können beliebig viele SAZ-Rechnungen gestellt werden, bis die Gesamtmenge der Auftragsposition erreicht ist. Die SAZ ermöglichen es, Positionsmengen eines Auftrags aufzusplitten und die Teilmengen über verschiedene Anzahlungsrechnungen und Teil-Rechnungen zu verarbeiten. Es können jedoch keine Anzahlungen für einen gesamten Vorgang (Auftrag) erstellt werden.
   Kombinationen von regulären AZR und SAZ innerhalb eines Auftrags sind nicht möglich.
   
   
3. Fall 3:
   AZR für den gesamten Auftrag können nur angelegt werden, wenn keine positionsbezogenen AZR gestellt werden sollen. Sobald positionsbezogene AZR erstellt werden, sind keine AZR für den gesamten Auftrag zulässig. Teilrechnungen können nur erstellt werden, wenn es sich bei den einzelnen Auftragspositionen um wirtschaftlich trennbare Güter handelt.

Anzahlungsrechnungen in syslog.ERP

Vorbereitungen

In syslog.ERP wird die Art, Anzahlung oder Abschlagszahlung, über den Systemschalter AUFT_AZ_ART eingestellt. Hierfür wird im syslog.ERP Hauptmenü der Dialog SI10 aufgerufen und nach dem entsprechenden Schalter gesucht.

Um Anzahlungsrechnungen erstellen zu können, müssen entsprechende Sonderartikel angelegt werden. Dies wird im Dialog SA10 / SA11 vorgenommen:

Fall 1: Anzahlungen ohne Auftragspositionssplit

Beispiel:
Für einen Auftrag werden folgende Anzahlungsrechnungen gestellt: 

• zu Vertragsabschluss eine Anzahlungsrechnung über 10.000 €
• Zu Fertigungsbeginn 20% der jeweiligen Auftragsposition
• bei Versandbereitschaft 20% der Auftrags-Summe

Zum Abschluss erfolgt die Endabrechnung, mit der der Umsatz gebucht wird. Alle Anzahlungsrechnungs-Beträge werden auf der Rechnung vom Rechnungsbetrag abgezogen.

Anzahlungsrechnungen

Beim Neuanlegen oder Ändern eines Auftrags in VE11 springt man über den Menüpunkt „Vorgangskopf" in VE70 „Anzahlungen". Sind bereits Anzahlungen am Vorgang hinterlegt, wird der Dialogsprung mit einem „*" versehen.

Hier lassen sich für die einzelnen Auftragspositionen sowie für die gesamte Auftragssumme zu leistende Anzahlungen festlegen. Im unteren Dialogbereich (rot markiert) kann man die einzelnen Parameter bestimmen. Alle angelegten Anzahlungspositionen werden im mittleren Dialogfeld angezeigt.
Wichtige Felder:

Feld	Beschreibung
Laufende Nr.	Nummerierung der verschiedenen Anzahlungspositionen
Positions-Nr.	legt fest, auf welche Auftragsposition sich die Anzahlung beziehtPositions-Nr. „0": Die AZ bezieht sich auf den gesamten Auftrag
Sonder-Artikel	Hier muss ein Sonder-Artikel hinterlegt werden, diese können in SA10 gepflegt werden
Zahlungsbedingung	Legt die Zahlungsbedingung fest, diese können in VZ10 gepflegt werden
ProzentWert	Es muss entweder eine prozentuale oder eine absolute Zahl in das entsprechende Feld eingetragen werden, die die Höhe der Anzahlung bestimmt

Hinter dem Button „AZ-Text" kann man Notizen für die einzelnen Anzahlungen hinterlegen, bspw. wann die Anzahlung fällig ist. Dieser Text wird mit auf die Anzahlungsrechnung gedruckt.

Um eine Anzahlungsrechnung zu drucken, selektiert man eine Zeile in der Liste im Dialog VE70 und betätigt den "Drucken"-Button. Druckt man ohne eine Zeile zu selektieren, wird eine einzige Anzahlungsrechnung mit allen angelegten Postitionen gedruckt, sofern diese noch nicht gedruckt sind. Beim Druck erhält eine Anzahlungsrechnung eine Anzahlungsrechnungs-Nummer ("AZ-Nr.") und ist in VE40 archiviert.

Die folgende Rechnung wird für jede Position einzeln gedruckt, beispielhaft ist hier die AZR zu Fertigungsbeginn der Pos. 1 abgebildet.

Zur Versandbereitschaft wird nochmals eine AZR über 20 % des gesamten Auftrags gestellt:

Auf gedruckte Anzahlungsrechnungen kann man Zahlungen erfassen:

Dazu wählt man die entsprechende Anzahlungs-Zeile aus. Es erscheint der Button „Zahlung", der anschließend betätigt wird. In das „Bez.Wert"-Feld kann man den erhaltenen Zahlungsbetrag inkl. MwSt. eintragen.
Wenn in der Schlussrechnung die tatsächlich geleisteten Zahlungen anstelle der AZR-Beträge berücksichtigt werden sollen, muss der Systemschalter AUFT_AZ_SALDO auf den Wert 1 gesetzt werden. In der Beschreibung sind alle Rechnungen mit der Schalterstellung AUFT_AZ_SALDO =0 dargestellt.

Abrechnung

Um den Auftrag abzurechnen, springt man in VE11 über „Verarbeiten" in den Dialog VE50 „Formular-Druck Kundenvorgänge".

Hier wählt man die zu druckenden Formulare aus, die Verarbeitungsart „Gesamt", und betätigt anschließend den „Drucken"-Button.
Die Rechnung sieht folgendermaßen aus:

Fall 2: Anzahlungen mit Teilrechnungen (Stückanzahlungen)

Beispiel:
Ein Auftrag besteht aus 3 Auftragspositionen. Auftragsposition 10 umfasst 100 Schreibtische, Auftragsposition 20 200 Stühle und Auftragsposition 30 20 Schränke.
Die Lieferung soll in drei Etappen erfolgen:

• Lieferung 1: 60 Schreibtische und 60 Stühle
• Lieferung 2: 40 Schreibtische und 140 Stühle
• Lieferung 3: 20 Schränke

Für jede Lieferung werden separat Anzahlungsrechnungen erfasst und jede Lieferung wird über eine eigene Teilrechnung abgerechnet. Bei den Teilrechnungen erfolgt die Umsatzbuchung.

Anzahlung

Um Stück-Anzahlungen (SAZ) anzulegen, wählt man zunächst eine Auftragsposition in VE11 aus und springt über „Position" in den Dialog VE16 „Positions-Detail".

Wichtig ist hier die Höhe der Anzahlung zu bestimmen, die pro Stück einer Auftragsposition („SAZ-Wert") geleistet werden soll. Man kann einen prozentualen oder einen absoluten Wert festlegen (rot markierte Felder). Zum Speichern der Änderungen betätigt man den „OK"-Button.
Um jetzt Stück-Anzahlungen anzulegen, springt man über den „Vorgangskopf" in VE11 in den Dialog VE76 „Stück-Anzahlungen".

Für jede Auftragsposition können mehrere Stück-Anzahlungs-Positionen erfasst werden, die Summe der Teilmengen darf jedoch die Gesamt-Bestellmenge der Auftragsposition nicht überschreiten. Wird die Gesamtmenge überschritten, gibt es beim Versuch die falsche SAZ anzulegen eine Fehlermeldung.
Es müssen nicht für alle Positionen oder bzw. alle Teilmengen Stück-Anzahlungen erstellt werden.
Sind alle Stück-Anzahlungen erfasst, die sich auf die erste Teillieferung beziehen, empfiehlt es sich diese gesammelt zu drucken (keine Zeile auswählen und den „Drucken"-Button betätigen, dies wird hier dargestellt). Jede Rechnung kann durch Auswählen der entsprechenden Zeile auch einzeln gedruckt werden.

Teilrechnungen

Um Rechnungen zu drucken springt man wieder von VE11 über „Verarbeiten" in den Dialog VE50 „Formular-Druck Kundenvorgänge"

Um Teilrechnungen erstellen zu können, muss die Verarbeitungsart „Teil" gewählt werden. Beim Klick auf „OK" springt man automatisch in den Dialog VE35 „Teil-Vorgangsbearbeitung".

Durch Auswählen einer Position kann man die „bearbeitete Menge" eingeben. Diese Menge wird dann auf der Rechnung, die mit Betätigung des „OK"-Buttons gedruckt wird, abgerechnet. Wenn man einen Wert in das rot markierte Feld einträgt, muss man diesen anschließend mit der Return-Taste bestätigen. Wenn weitere Positionen auf der Teil-Rechnung erscheinen sollen, wählt man diese ebenfalls aus und trägt auch hier eine „bearbeitete" Menge ein.
Sind alle Positionen bearbeitet, die auf der Rechnung erscheinen sollen, kann der Druckvorgang gestartet werden. 

Für die Erstellung weiterer Rechnungen kann man im Dialog VE50 entweder wieder die Verarbeitungsart „Teil" auswählen und wie eben einzelne Auftragspositionen (evtl. zu Teilmengen) abrechnen, oder man wählt die Verarbeitungsart „Gesamt" und druckt eine Rechnung für alle noch verbleibenden Positionen und Teilmengen (wie hier).

Schlussrechnung

Wenn die alle Positionen eines Auftrags vollständig abgerechnet sind (wie hier) verschwindet der Auftrag von der Kundenvorgangs-Liste im VE10 und wird in das Archiv VE40 verschoben. Schlussrechnungen, die eine Übersicht über alle Teil-Rechnungen geben, können nicht erstellt werden.

Fall 3 Abschlagszahlungen ohne Teilrechnungen (z.B. Baugewerbe)

Beispiel:
Ein Auftrag (Haus) besteht aus 4 Auftragspositionen, die den einzelnen Bauabschnitten entsprechen: Keller, Rohbau, Dach und Innenausbau.
Jeweils nach Fertigstellung eines Bauabschnitts wird eine Abschlagsrechnung erstellt.
Am Schluss erfolgt die Endabrechnung mit der der Umsatz gebucht wird.

Anzahlungsrechnung „Abschlagsrechnungen"

Besonderheiten:

• Dieser Schalter lässt nur 100%ige Anzahlungen auf die einzelnen Auftragspositionen zu.
• Die Anzahlungsrechnungen können nur einzeln gedruckt werden.
• Die Abrechnung des Auftrags kann entweder über eine Gesamtrechnung über oder Teilrechnungen erfolgen, entsprechend müssen Anzahlungen (VE70) oder Stück-Anzahlungen (VE76) angelegt werden (siehe Fall 1 und 2). Vorsicht: Teilrechnungen dürfen nur bei wirtschaftlich trennbaren Gütern erstellt werden, z. B. beim Bau einer Häuseranlage nach der Fertigstellung eines Hauses. In diesem Beispiel sind deshalb keine Teilrechnungen möglich.
• Die Abschlagsrechnungen können wie gehabt über den Dialog VE70 erstellt werden, zusätzlich ist bei dieser Schalterstellung aber auch das Generieren von Abschlagsrechnungen über den Dialog VE74:

Wählt man die Positions-Selektion „Liste", kann man die einzelnen Positionen, für die Abschlagsrechnungen generiert werden sollen, per Mausklick selektieren:

Die sonstige Abwicklung erfolgt wie gehabt.

Schlussrechnung

Besonderheiten

• Anzahlungsrechnungen werden als „Abschlagsrechnungen" bezeichnet.
• Die Abschlagsrechnungen werden direkt vom Rechnungs-Betrag abgezogen und nicht in einer gesonderten Aufstellung (wie oben).
• Sind Abschlagszahlungen auf Rechnungen erfasst, wird statt dem Rechnungsbetrag der Zahlungsbetrag auf der Schlussrechnung ausgewiesen (hier bei Pos. 1).

Systemschalter